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A transformação digital chegou para qualquer área e na contabilidade não seria diferente. É aguardada por aqueles que estão antenados com a modernidade de seu setor e temida por aquelas pessoas que não estão se atualizando.
Porém, não há o que temer com a transformação digital: é uma maneira de agilizar o serviço contábil; transformará todo os processos, desde a produção até o armazenamento dos arquivos digitalizados.
É muito importante que o profissional tenha a clareza e acompanhe a real importância dessa transformação para esse setor.
As operações que eram manuais e cansativas podem ser realizadas facilmente. Agilizando , dessa forma, os processos, aumentando o número de clientes e proporcionando o crescimento da empresa.
O que é Transformação Digital na Contabilidade
Diante do mundo inteiramente tecnológico, a transformação digital na contabilidade é um caminho que está sendo conhecido pelos empresários.
Essa revolução tecnológica permite as empresas aprimorar o trabalho. Ajustando as novas exigências de automação dos processos, nos modelos de negócios e conhecer novas estratégias.
Portanto é a tecnologia que vai modificar na prestação de serviço e afastar os contadores de modelos antigos de trabalho. Esse caminho é essencial para aqueles que almejam o sucesso e querem se manter competitivos no mercado.
O surgimento dos softwares
Com a melhoria da tecnologia, os escritórios de contabilidade começaram a armazenar dados em disquetes e fizeram a integração dos computadores com as impressoras. As planilhas manuais deixavam de existir.
Com a chegada da internet nos anos 90, ocorreu um grande salto e os contadores tiveram que se adaptar à tecnologia, realizando suas entregas de declarações por meio da internet.
Chegou também a necessidade de aumentar a transparência sistemática e o monitoramento da Receita Federal sobre cada operação dos contadores e os processos internos das empresas.
O marco para a revolução dos softwares contábeis foi à entrada em vigor do SPED e diversos documentos fiscais digitais, considerados por muitos como os grandes aliados na tentativa de se ajustar ao acúmulo de obrigações e as complexidades tributárias do País.
Na prática, penso que o SPED é ainda um processo de inovação gerencial, e não somente tributário. Enfim, foi um grande passo para transformação digital das empresas de contabilidade e seus clientes.
Neste ambiente, onde o relacionamento do escritório de contabilidade com o fisco tornou-se preponderantemente digital, manter a relação do contador com seus clientes em formato analógico é o principal fator de geração de riscos e perda de produtividade.
O surgimento das startups
Com a transformação digital vários contadores tiveram que armazenar infinitas informações novas.
Muita digitação, leitores de código de barras, comunicação muitas vezes falha e a lentidão de um serviço que poucos entendiam. O que gerava certos transtornos para o empresário.
Diante desse cenário é que as startups de software para as empresas de contabilidade surgiram com a finalidade de mostrar ao tradicional e burocrático mundo dos contadores que é possível inovar.
Automatizar o processo artesanal agregando valores para o cliente. Surgiram as ferramentas para viabilizar a Contabilidade Digital.
Tarefas complexas podem ser realizadas de forma simples, rápidas e de forma escalável, fazendo diminuir os custos e riscos de produção. E em consequência, liberando o tempo da equipe para realizar tarefas de mais alto valor para o cliente final.
A presença da startups de soluções para empresas de contabilidade veio mostrar ao mercado contábil que os profissionais precisam se reinventar.
Impactos da transformação digital na contabilidade
Os impactos da transformação digital foram sofridos tanto pela empresa de contabilidade como pelos seus funcionários.
Várias mudanças de cenário, com a evolução tecnológica, contribuíram para o crescimento nas carreiras de escritórios e profissionais do ramo.
Os investimentos em soluções para fazer a diferença na prestação de serviços e atrair ainda mais clientes estão no radar de muitas empresas, sejam elas pioneiras no mercado ou novas empresas.
Uma empresa de contabilidade que pretende permanecer ou até mesmo começar no mercado deve acompanhar as novas exigências para que o escritório não fique ultrapassado.
Um contador precisa deixar o mundo analógico para não ser engolido pela tecnologia.
Porém, o primeiro impacto relevante é a mudança de mentalidade dos profissionais.
Mudança de mentalidade
É impossível resistir ao futuro da digital da contabilidade se a mentalidade do escritório como um todo, desde funcionários a liderança, não evoluir também.
Ou o contador se ajusta às inovações tecnológicas ou será engolido, como ocorreu com grandes empresas.
O profissional de contabilidade que conseguir mudar sua mentalidade para uma postura de parceiro, consegue com a tecnologia inúmeros benefícios.
Envolvendo desde a gestão de negócios, a segurança dos documentos e o atendimento ao cliente.
Esse bom atendimento acaba garantindo a fidelidade do cliente e acrescenta valor ao serviço do contador.
Automação do escritório de contabilidade
A forma ideal do escritório de contabilidade organizar seus processos é pela automação, digitalizando e desburocratizando todas as operações do escritório.
Podendo ocorrer por meio de algumas ações, como:
- Documentos digitais e certificação digital;
- Utilização de softwares contábeis;
- Robotização de processos;
- Integração dos sistemas de gestão dos clientes (ERP) com os sistemas contábeis;
- Implantação de sistemas ERP nos clientes;
- Automação de ações de marketing, relacionamento e atendimento à clientes;
- Implantação de ferramentas de análise de dados;
- Controle de processos e resultados.
Marketing Digital
A transformação digital também mudou a maneira de pensar dos escritórios de contabilidade.
O processo da carteira de clientes não ficou limitado a indicações, como era no passado.
Com o marketing, e especialmente através do marketing de conteúdo: voltado para conquistar novos clientes por meio de conteúdos relevantes.
Através do marketing digital é possível que escritórios de contabilidade atendam clientes no Brasil inteiro. E quem dirá em outros países também.
O que deverá ser feito com uma estratégia bem definida, com auxílio de um profissional do ramo.
Treinamentos para Contadores
Com as mudanças ocorridas pela transformação digital,os contadores acabaram sentidos os efeitos dos avanços da tecnologia.
Muitos ficaram desorientados sobre a gestão contábil e a prestação de serviços por meio digital.
Por esse motivo, a necessidade dos contadores fazerem a capacitação para assim poder aproveitar os benefícios da tecnologia no trabalho.
Os contadores têm que se capacitar e saber utilizar todas as ferramentas tecnológicas em seu trabalho. Para poder transmitir segurança ao cliente e manter competitividade do setor.
Como começar a transformação digital
Você deverá enxergar que a transformação digital não será o fim de sua empresa. O tempo de começar a revolução começou. Talvez não em toda a empresa, mas em setores escolhidos para fazer o seu crescimento.
Contudo, é importante que você visualize como seu negócio ficará no futuro, quando estiver no ambiente digital.
Abaixo, listamos alguns tópicos para sua empresa ter uma postura de transformação digital.
Ajuste a cultura do seu escritório de contabilidade
É muito importante fazer a capacitação de todos os funcionários da empresa. Com todos capacitados os serviços serão realizados de maneira mais segura.
O ideal é que todos tenham o mesmo pensamento e visão de crescimento para a empresa.
Invista em iniciativas digitais
Agora você terá que colocar dinheiro na sua empresa e tempo para realizar os primeiros projetos que levarão sua empresa para o futuro.
Fazer a digitalização de processos exigirá a colaboração de todos, não ficando apenas com a equipe de TI. Os Softwares e sistemas deverão ser valorizados por todos da empresa.
Invista em Business Intelligence (BI)
Um dos aspectos da transformação digital é poder digitalizar sua própria inteligência do negócio.
Ferramentas de Business Intelligence (BI) são capazes de fazer a organização e analisar cadeias gigantescas de dados.
Big Data não é apenas para as empresas gigantescas: em qualquer modelo de negócio existem dados e muitos desses dados acabam não sendo utilizados de forma estratégica.
A jornada é contínua
É importante que os profissionais entendam que o futuro é trabalhar com a tecnologia. Para poder utilizar ferramentas que melhorar o atendimento ao cliente e cada vez mais alcançar o sucesso.
Como a tecnologia que a cada dia evolui, o contador não pode parar de obter conhecimentos.
Com um mercado cada dia mais globalizado e competitivo, devemos aprender e adaptar o mais rápido possível.