A rotina de trabalho nos escritórios de contabilidade apresenta muitos desafios. Em primeiro lugar, está o peso de ser responsável pela área fiscal e tributária dos seus clientes. Não menos importante, as múltiplas tarefas e equipes que fazem parte do cotidiano do negócio e devem ser integradas a fim de garantir que o serviço seja entregue com qualidade e acurácia.
Por isso, desenvolver estratégias para aumentar a eficiência do trabalho é um pré-requisito se você deseja que o seu escritório de contabilidade se destaque em meio à concorrência. Neste contexto, investir em recursos que auxiliem o seu pessoal na realização de suas atividades diárias e no controle das demandas da empresa e de seus vários clientes é indispensável.
E é aí que entra o papel dos sistemas de gestão para escritórios de contabilidade. Eles podem ser poderosas ferramentas na implementação de um fluxo de trabalho mais eficiente e, assim, na construção de uma marca mais forte. Pensando nisso, eu não poderia deixar que este assunto passasse batido.
Meu objetivo aqui é auxiliar seu escritório de contabilidade na adoção de mecanismos que aprimorem seu trabalho, e isso passa necessariamente pelas tecnologias aplicadas aos escritórios de contabilidade. Por isso, desenvolvi este artigo especialmente sobre o tema do uso dos sistemas de gestão dentro do seu escritório.
Nos próximos parágrafos você vai descobrir todo o potencial que estes softwares têm para alavancar a produtividade do seu escritório por meio da otimização do tempo dos seus colaboradores. Continue comigo!
O que faz um sistema de gestão para escritório de contabilidade?
Embora este possa parecer um tema básico, acredito que é sempre importante revisitar os fundamentos quando vamos analisar uma estratégia a ser aplicada em negócios. Afinal de contas, parte importante do processo decisório é ter um sólido conhecimento acerca da situação enfrentada, neste caso, da solução analisada.
Um sistema de gestão para escritórios de contabilidade nada mais é do que um software que concentra o gerenciamento de todas as principais atividades da empresa. Assim, ele deve oferecer funcionalidades que tornem mais prática a realização das principais tarefas no dia a dia do seu negócio.
Alguns exemplos de funcionalidades que podem ser contempladas em um sistema de gestão para escritórios contábeis são:
• Envio e recebimento de documentos;
• Automatização de tarefas;
• Apuração de impostos e controle de guias por cliente;
• Controle de tributos, pendências e conciliações por cliente;
• Compilação das informações fiscais por período;
• Ferramentas para gestão financeira do escritório.
Entre muitas outras.
Automatize tarefas repetitivas
Um dos principais recursos que um sistema de gestão tem para otimizar o tempo dos seus colaboradores sem dúvidas é a automatização de tarefas.
Inúmeras atividades repetitivas de um escritório de contabilidade podem ser automatizadas por um software, como a solicitação mensal de notas aos clientes, apuração de impostos, fechamento mensal de cada cliente, categorização de arquivos, análises de dados, etc.
Além de todas estas pequenas atividades juntas representarem um grande volume de trabalho (que pode manter seu time ocupado por horas) algumas tarefas automatizáveis consomem por si só um grande período de tempo quando realizadas por um operador humano.
Cada uma destas funções assumidas pelo sistema significa tempo liberado na agenda dos seus colaboradores. Assim, eles terão mais oportunidade para se dedicar a funções mais importantes, alavancando sua produtividade e sua qualidade de vida no ambiente de trabalho, o que por si só já traz melhoras para o clima e o rendimento organizacional.
Aumente a qualidade do serviço prestado
Mas o tempo ganho não é o único atrativo dos sistemas de gestão para escritórios de contabilidade. Esta tecnologia ainda permite que se reduzam significativamente as ocorrências de erro humano. E nós sabemos o quão prejudiciais e frequentes os erros nas tarefas de contabilidade podem ser.
Dado o nível de detalhe e especialização requeridos para o desenvolvimento de algumas das funções mais básicas do escritório, dispor de uma tecnologia que permita reduzir falhas é indispensável se você deseja oferecer a melhor experiência ao seu cliente.
As tarefas automatizadas garantem que prazos sejam cumpridos e não abrem espaço para erros interpretativos ou causados por falta de atenção.
É verdade que nem tudo pode ser feito automaticamente pelos sistemas de gestão. Mas liberar os funcionários de uma parte da carga de trabalho faz as tarefas, que necessariamente precisam ser realizadas por eles, terem mais qualidade, não só pelo ganho de tempo, mas também pela redução do stress.
Integração bancária e soluções em cobrança
Cuidar dos recebimentos e do cadastro dos clientes é um dos pilares para a saúde financeira de qualquer escritório de contabilidade, por isso, geralmente demanda um bom tempo na rotina mensal dos colaboradores. O sistema de gestão ajuda a concentrar as funções bancárias em um só local e facilita o acesso aos dados de cada cliente, bem como ao seu status de pagamento.
Muitos sistemas fazem inclusive a emissão e o envio automático de boletos de cobrança e notas fiscais de serviços e avisos de vencimento, cabendo ao funcionário apenas confirmar o pagamento. Isso garante o controle de adimplência sem dispor de muito tempo da equipe.
Acompanhe de perto os resultados do seu negócio
Após o período de implementação do sistema de gestão, com todos os funcionários familiarizados e a integralidade dos processos internos sendo mediados pelo software, você irá dispor de dados precisos e objetivos acerca do desempenho do seu negócio. Este é um aspecto muito importante, pois a análise dos relatórios emitidos pode ajudar a identificar gargalos e oportunidades.
Os principais softwares de gestão para escritórios de contabilidade identificam qual usuário era responsável pela realização do andamento de cada atividade. Com os dados produzidos, será possível perceber quais as principais falhas do seu time e, assim, retificá-las de forma assertiva e eficiente.
Desse modo, sua empresa será capaz de entregar melhores resultados para os clientes e também de oferecer um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo para os funcionários, uma vez que o fluxo de trabalho poderá ser ajustado para a realidade específica do seu negócio.
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