Planilha de KPIs para Escritórios de Contabilidade

Você é o líder de um escritório de contabilidade e valoriza a importância dos dados para tomar decisões bem embasadas, certo? Neste caso, vou te mostrar como um painel estratégico bem estruturado e analisado pode ser uma ferramenta valiosa para ajudar o seu escritório a alcançar o sucesso. Esse painel não é apenas um conjunto de números, mas um mapa estratégico que vai guiar o seu escritório rumo ao sucesso.

A Importância dos Painéis Estratégicos

Se você ainda está se perguntando por que deveria implementar um Painel Estratégico, deixa eu esclarecer. Imagine conduzir um veículo sem um painel de controle. Você não saberia a velocidade, o nível de combustível ou mesmo se o motor está prestes a falhar. Um Painel Estratégico serve como esse painel de controle, mas para o seu escritório de contabilidade. Ele não apenas monitora, mas também aponta direções para aprimorar a eficiência, rentabilidade e até mesmo a satisfação dos clientes. Não é mágica, é estratégia apoiada por dados!

Os Indicadores-Chave em um Painel Estratégico para Contabilidade

Agora, você está convencido da necessidade de um Painel, mas o que exatamente deve estar nele? Bem, depende do que você quer alcançar. No entanto, há algumas constantes: indicadores financeiros, operacionais, de qualidade e de desenvolvimento humano. Cada um desses pilares é vital e, em conjunto, oferecem uma visão 360 graus do seu negócio. Esqueça a abordagem fragmentada, estamos falando de uma visão holística aqui.

Sem mais delongas… a planilha:

Apresento a você nossa Planilha de Painel Estratégico, a chave para desvendar os mistérios ocultos nos números e métricas que circulam todos os dias em seu negócio. Esta não é uma simples planilha; é uma bússola que aponta para o norte verdadeiro do seu sucesso empresarial.

Imaginem isto: em alguns cliques, você terá insights profundos sobre a eficiência operacional, métricas de clientes, gestão de equipe e muito mais. Descubra o verdadeiro custo para adquirir um novo cliente, ou quantifique o impacto da inadimplência nas suas margens. Não estamos falando apenas de dados; estamos falando de informações acionáveis que podem revolucionar o modo como você toma decisões estratégicas.

Então, o que você está esperando? Faça o download desta planilha agora e comece a jornada rumo à excelência na gestão da performance do seu escritório de contabilidade. Desvende os segredos que estão escondidos nos seus dados e prepare-se para elevar seu negócio a um novo patamar.

Clique aqui para fazer download da planilha

1. Inadimplência

Indicadores Digitados

1. Receita recorrente total: Representa a receita total recorrente da empresa.
2. Receita não recorrente (eventual): Refere-se à receita que não faz parte do ciclo regular de operações da empresa.
3. Valor inadimplência da competência com mais de 60 dias: Este é o valor de inadimplência que ultrapassa os 60 dias.
4. Valor total da inadimplência acumulada com mais de 60 dias: Este valor representa a inadimplência acumulada que ultrapassa os 60 dias.
5. Quantidade de clientes no início do mês: Indica o número total de clientes no início de cada mês.
6. Quantidade de clientes que estão inadimplentes: Este é o número de clientes que estão atualmente inadimplentes.

Indicadores Calculados

1. Ticket médio da inadimplência: Este é um indicador calculado que representa o valor médio da inadimplência.
2. Percentual da inadimplência da competência: Este é um cálculo percentual que relaciona o valor da inadimplência da competência com a receita.
3. Percentual de clientes inadimplentes na competência: Este é um cálculo percentual que relaciona a quantidade de clientes inadimplentes com a quantidade total de clientes.
4. Percentual da inadimplência total (acumulada): Este é um indicador calculado que representa a inadimplência total como um percentual da receita.

2. Lucratividade

Indicadores Digitados

1. Receita total: Representa a receita total gerada pela empresa.
2. Tributos: São os custos relacionados a tributos pagos pela empresa.
3. Custo operacional (salários da equipe de produção, etc.): Este valor engloba os custos operacionais da empresa.
4. Custo de atendimento, qualidade, onboarding, auditoria, etc.: Trata-se de custos específicos de atendimento ao cliente e qualidade do serviço.
5. Custo de tecnologia (hardware, software, serviços de TI, etc.): Representa os custos associados à tecnologia.
6. Custo total de marketing e vendas: Este valor representa o custo total associado a atividades de marketing e vendas.
7. Pró-labore e retirada dos sócios: Este é o montante retirado pelos sócios da empresa.
8. Outros custos e despesas: Outras despesas diversas que não se enquadram nas categorias acima.
9. Quantidade de clientes no início do mês: Indica o número total de clientes no início de cada mês.
10. Quantidade de colaboradores: Este é o número de colaboradores que a empresa possui.

Indicadores Calculados

1. Margem operacional %: Este indicador representa a margem operacional da empresa em termos percentuais.
2. Lucro: Este é o lucro calculado, que pode ser entendido como a receita total menos todas as despesas.
3. Lucratividade %: Este valor é o lucro como uma porcentagem da receita total.
4. Ticket Médio total: Este é o ticket médio total calculado.
5. Custo operacional por cliente: Este é o custo operacional dividido pelo número de clientes.
6. Lucro por cliente: Este valor representa o lucro gerado por cliente.
7. Custo não operacional por cliente: Este valor representa o custo não operacional dividido pelo número de clientes.
8. Receita por colaborador: Este indicador calcula a receita gerada por cada colaborador.

3. Cancelamentos

Indicadores Digitados

1. Receita recorrente: Este valor representa a receita recorrente da empresa, ou seja, a receita que é esperada para se repetir em períodos subsequentes.
2. Quantidade de contratos no início do mês: Este número representa o total de contratos ativos no início de cada mês.
3. Quantidade de contratos rescindidos no mês: Este é o número de contratos que foram cancelados durante o mês.
4. Valor dos contratos rescindidos no mês: Este valor representa a receita que foi perdida devido aos contratos cancelados.
5. Ticket médio dos cancelamentos: Este é o valor médio dos contratos que foram cancelados.

Indicadores Calculados

1. Taxa de cancelamento quantitativo (churn): Este indicador é calculado e mostra a proporção de contratos que foram cancelados em relação ao total de contratos.
2. Taxa de cancelamento financeira (financial churn): Este indicador, também calculado, representa a proporção da receita perdida devido aos cancelamentos em relação à receita total.
3. Lifetime em anos: Este é um cálculo que estima o tempo de vida do cliente com a empresa, baseando-se nas taxas de cancelamento.

4. Vendas

Indicadores Digitados

1. Valor da mensalidade dos novos contratos no mês: Este valor representa o montante total proveniente das mensalidades de novos contratos fechados durante o mês.
2. Quantidade de novos contratos no mês: Este é o número de novos contratos assinados durante o mês em análise.
3. Custo total de marketing e vendas: Este valor representa o custo total gasto em atividades de marketing e vendas durante o mês.

Indicadores Calculados

1. Ticket médio dos novos contratos: Este indicador é calculado e representa o valor médio de cada novo contrato.
2. CAC – Custo Médio de Aquisição de Clientes: Este indicador calcula o custo médio para adquirir um novo cliente, baseando-se no custo total de marketing e vendas e na quantidade de novos contratos.
3. Payback comercial em meses: Este é um cálculo que estima o tempo necessário para que o valor investido na aquisição de um novo cliente seja recuperado por meio das mensalidades.

5. RH

Indicadores Digitados

1. Quantidade de colaboradores no início do mês: Este é o número total de colaboradores na empresa no início de cada mês.
2. Quantidade de colaboradores na operação: Este valor representa o número de colaboradores efetivamente envolvidos nas operações.
3. Dissidências: Número de colaboradores demitidos durante o mês.
4. Pedidos de demissão: Número de colaboradores que solicitaram demissão.
5. Contratações: Número de novos colaboradores contratados.
6. Tempo médio de contratação (dias): Este valor representa o tempo médio necessário para contratar um novo colaborador.
7. Carga horária de capacitação (horas): Horas dedicadas à capacitação da equipe.
8. Horas úteis no mês: Total de horas úteis disponíveis no mês para trabalho.
9. Horas totais apontadas no sistema: Este é o total de horas registradas no sistema de ponto ou controle de tempo.

Indicadores Calculados

1. eNPS (Employee Net Promoter Score): Este é um indicador que mede o clima organizacional ou a satisfação dos colaboradores.
2. Turnover de demissões: Este é um indicador calculado que representa a taxa de demissões.
3. Turnover de contratações: Este é um indicador calculado que representa a taxa de contratações.
4. Tempo médio de permanência da equipe (anos): Este valor estima o tempo médio que os colaboradores ficam na empresa.
5. Carga horária média de capacitação por colaborador: Este valor é a média de horas de treinamento por colaborador.
6. Capacidade máxima da equipe (em horas): Este valor é o cálculo da capacidade total de horas de trabalho da equipe.
7. % Tempo em tarefas operacionais automatizadas: Este indicador mostra a proporção de tempo gasto em tarefas que são automatizadas.
8. Média de horas de uso do sistema por pessoa: Este valor calcula a média de horas que cada colaborador passa usando o sistema.

6. DP

Indicadores Digitados

1. Quantidade de colaboradores na equipe: Número total de membros da equipe.
2. Valor total de salários processados: Montante total de salários processados pelo departamento.
3. Valor total de tributos sobre folha processados: Total de tributos processados sobre a folha de pagamento.
4. Quantidade de folhas de pagamento processadas: Número de folhas de pagamento processadas durante o mês.
5. Quantidade de vidas processadas (pró-labore, colaborador): Número de pessoas cujas folhas de pagamento foram processadas.
6. Quantidade de admissões processadas: Número de novas admissões processadas pelo departamento.
7. Quantidade de demissões processadas: Número de demissões processadas.
8. Quantidade total de eventos processados: Total de eventos como férias, licenças, entre outros, processados.
9. Quantidade de recálculos: Número de recálculos feitos.
10. Quantidade de retificações de folha encerrada: Total de retificações feitas em folhas de pagamento já encerradas.
11. Quantidade de prévias/simulações: Número de prévias ou simulações realizadas.
12. Custo operacional do setor: Custo operacional total do departamento.
13. Quantidade de multas pagas: Número de multas pagas.
14. Valor de multas pagas: Valor total das multas pagas.

Indicadores Calculados

1. Custo médio por empresa: Custo operacional dividido pelo número de empresas atendidas.
2. Custo médio por vida: Custo operacional dividido pelo número de vidas processadas.
3. Quantidade de tarefas realizadas: Número total de tarefas concluídas.
4. Quantidade de tarefas realizadas no prazo (cliente): Tarefas concluídas dentro do prazo definido pelo cliente.
5. Quantidade de tarefas realizadas no prazo (legal): Tarefas concluídas dentro do prazo legal.
6. SLA (%): Percentual de Service Level Agreement cumprido.
7. % Prazo não conforme: Percentual de tarefas não concluídas dentro do prazo.
8. Quantidade de reclamações: Número de reclamações recebidas.
9. Quantidade de tarefas auditadas: Total de tarefas que passaram por auditoria.
10. Quantidade de erros detectados: Número de erros encontrados durante as auditorias.
11. % Erros: Percentual de erros em relação às tarefas auditadas.
12. Quantidade de solicitações em aberto: Número de solicitações ainda não concluídas.
13. Quantidade de solicitações concluídas: Número de solicitações finalizadas.
14. Quantidade de solicitações concluídas no prazo: Solicitações finalizadas dentro do prazo.
15. % Solicitações concluídas: Percentual de solicitações concluídas.
16. % Solicitações atendidas no prazo: Percentual de solicitações atendidas dentro do prazo.
17. Capacidade máxima da equipe (em horas): Total de horas que a equipe pode trabalhar.
18. Horas totais apontadas no sistema: Total de horas registradas pela equipe.
19. % Tempo em tarefas operacionais: Percentual do tempo gasto em tarefas operacionais.

7. Fiscal

Indicadores Digitados

1. Quantidade de colaboradores na equipe: Número de colaboradores no departamento fiscal.
2. Quantidade de empresas processadas: Número de empresas para as quais os tributos foram processados.
3. Valor total do faturamento das empresas processadas: Faturamento total das empresas.
4. Valor total dos tributos municipais apurados: Montante dos tributos municipais.
5. Valor total dos tributos estaduais apurados: Montante dos tributos estaduais.
6. Valor total dos tributos federais apurados: Montante dos tributos federais.
7. Quantidade de documentos processados: Total de documentos processados.
8. Quantidade de documentos importados/automáticos: Total de documentos importados ou processados automaticamente.
9. Quantidade de obrigações (ISS, REINF, DSTDA, SINTEGRA, etc.): Número de obrigações fiscais processadas.
10. Custo operacional do setor: Custo total de operação do departamento.
11. Quantidade de multas pagas: Número de multas pagas.
12. Valor de multas pagas: Montante pago em multas.

Indicadores Calculados

1. % de documentos importados/automáticos: Percentual de documentos processados automaticamente.
2. Custo médio por empresa: Custo operacional dividido pelo número de empresas processadas.
3. Custo médio por obrigação: Custo operacional dividido pelo total de obrigações processadas.
4. Custo médio por documento: Custo operacional dividido pelo total de documentos processados.
5. Quantidade de tarefas realizadas: Total de tarefas concluídas.
6. Quantidade de tarefas realizadas no prazo (cliente/legal): Tarefas concluídas dentro dos prazos estabelecidos.
7. SLA (%): Percentual de Service Level Agreement cumprido.
8. % Prazo não conforme: Percentual de tarefas não concluídas dentro do prazo.
9. Quantidade de erros detectados: Número de erros encontrados.
10. % Erros: Percentual de erros.
11. Quantidade de solicitações concluídas no prazo: Total de solicitações finalizadas dentro do prazo.
12. % Solicitações concluídas: Percentual de solicitações concluídas.
13. % Solicitações atendidas no prazo: Percentual de solicitações atendidas no prazo estabelecido.
14. Horas totais apontadas no sistema: Total de horas trabalhadas registradas.
15. % Tempo em tarefas operacionais: Percentual do tempo gasto em tarefas operacionais.

8. Contábil

Indicadores Digitados

1. Quantidade de colaboradores na equipe: Número de membros da equipe.
2. Quantidade de empresas processadas: Número de empresas atendidas.
3. Quantidade de balancetes atrasados: Número de balancetes não finalizados no prazo.
4. Quantidade de balancetes processados: Número de balancetes concluídos.
5. Quantidade de empresas que usam ERP: Empresas que implementaram um sistema ERP.
6. Quantidade de empresas que têm a contabilidade integrada ao ERP: Empresas com integração ERP-contabilidade.
7. Quantidade de documentos processados: Número total de documentos manipulados.
8. Quantidade de documentos importados/automáticos: Documentos processados de forma automática.
9. Custo operacional do setor: Custo total para manter o departamento.
10. Quantidade de multas pagas: Total de multas pagas.
11. Valor de multas pagas: Montante pago em multas.

Indicadores Calculados

1. % de empresas que usam ERP: Percentual de empresas com ERP.
2. % de documentos importados/automáticos: Percentual de documentos processados automaticamente.
3. Custo médio por empresa: Custo operacional dividido pelo número de empresas.
4. Custo médio por balancete: Custo por cada balancete processado.
5. Custo médio por documento: Custo para cada documento processado.
6. SLA (%): Nível de serviço acordado, em percentual.
7. % Prazo não conforme: Percentual de tarefas fora do prazo.
8. % Erros: Percentual de erros detectados nas auditorias.
9. % Solicitações concluídas: Percentual de solicitações finalizadas.
10. % Solicitações atendidas no prazo: Percentual de solicitações finalizadas dentro do prazo.
11. % Tempo em tarefas operacionais: Percentual do tempo gasto em tarefas operacionais em relação ao tempo total.

Painel Estratégico

Financeiros

1. Receita: Este é o valor total que o escritório de contabilidade ganha em um determinado período.
2. Crescimento da receita (MoM): Mede a variação percentual da receita de um mês em relação ao mês anterior.
3. Receita mensal recorrente: Receita que o escritório espera receber regularmente.
4. Margem operacional: Mede a eficiência operacional, sendo o lucro operacional como uma porcentagem da receita.
5. Custo áreas de apoio operacional: Custo total das áreas que oferecem suporte às operações da empresa.
6. Custo com tecnologia: Custo total de manutenção, atualização e aquisição de tecnologia.
7. OverHead administrativo: Custo total de administração do escritório.
8. Lucratividade: Lucro líquido como uma porcentagem da receita.
9. Inadimplência: Mede o valor ou a porcentagem de contas a receber que não foram pagas.
10. Churn: Taxa de cancelamento de clientes.
11. Financial Churn: Perda financeira devido ao churn de clientes.
12. Lifetime (anos): Tempo médio que um cliente permanece com o escritório.
13. Quantidade de clientes: Total de clientes ativos.
14. Novos clientes: Número de novos clientes adquiridos em um determinado período.
15. CAC: Custo de Aquisição de Cliente.
16. Payback de vendas (meses): Tempo necessário para recuperar o CAC.
17. Ticket médio recorrente: Receita média por cliente em um período recorrente.
18. LTV líquido: Valor do ciclo de vida do cliente, descontando custos variáveis.
19. LTV/CAC: Razão entre o valor do ciclo de vida do cliente e o custo de aquisição. Um indicador de retorno sobre o investimento em marketing e vendas.

Operacionais

20. Colaboradores: Número total de funcionários no escritório.
21. Turn over (demissões): Taxa de rotatividade de funcionários.
22. Carga horária de capacitação por colaborador: Total de horas dedicadas à formação e capacitação de cada funcionário.
23. Receita por colaborador: Receita total dividida pelo número de funcionários.
24. Quantidade de vidas processadas: Total de folhas de pagamento processadas, incluindo pró-labore e colaboradores.
25. Volume de folhas de pagamentos processadas: Número total de folhas de pagamento processadas.
26. Tributos sobre folha de pagamentos processadas: Valor total de tributos recolhidos sobre a folha de pagamento.
27. Faturamento das empresas processadas: Receita total gerada pelas empresas clientes.
28. Tributos das empresas processadas: Valor total de tributos recolhidos pelas empresas clientes.
29. Faturamento médio das empresas: Média de faturamento das empresas clientes.

Exemplos de analises que podem ser feitas

1. Eficiência Operacional: A relação entre a “Margem Operacional” e o “Custo áreas de apoio operacional” pode indicar quão eficiente são as operações. Se a margem está diminuindo enquanto os custos de apoio aumentam, isso pode sinalizar ineficiências que precisam ser abordadas.
2. Retorno de Investimento em Marketing: O valor do “LTV/CAC” pode mostrar o retorno sobre o investimento em estratégias de aquisição de clientes. Um valor alto sugere que os custos de marketing e vendas estão bem alinhados com o valor que os novos clientes trazem.
3. Sustentabilidade de Crescimento: O “Crescimento da Receita (MoM)” em conjunto com o “CAC” e “Novos clientes” pode indicar se o crescimento é sustentável ou se está custando muito adquirir cada novo cliente.
4. Qualidade do Serviço: A taxa de “Churn” e o número de “Reclamações” podem fornecer insights sobre a qualidade do serviço oferecido. Se esses números são altos, pode ser necessário revisar os processos de atendimento ao cliente.
5. Investimento em Capital Humano: A “Carga horária de capacitação por colaborador” em relação ao “Turn over” pode indicar se o investimento em treinamento está contribuindo para a retenção de funcionários.
6. Alinhamento Tecnológico: A porcentagem de “Empresas que têm a contabilidade integrada ao ERP” pode demonstrar o alinhamento tecnológico entre o escritório e seus clientes, o que pode ser um diferencial competitivo.
7. Rentabilidade por Cliente: O “Ticket médio recorrente” em relação à “Receita mensal recorrente” pode oferecer insights sobre a rentabilidade por cliente e se é mais proveitoso focar em contas maiores.
8. Gestão de Tarefas: O “SLA (%)” em conjunto com o “% Prazo não conforme” e a “Quantidade de tarefas auditadas” pode fornecer uma visão clara da eficiência na gestão de tarefas e prazos.
9. Custo-benefício de Processos: O “Custo médio por documento” e o “Custo médio por balancete” podem mostrar se os processos atuais são custo-eficientes ou se uma revisão de métodos está em ordem.
10. Gestão de Inadimplência: A taxa de “Inadimplência” em relação à “Receita mensal recorrente” pode oferecer insights sobre a saúde financeira do escritório e a necessidade de melhores práticas de gestão de crédito.