por Roberto Dias Duarte
A inovação na contabilidade foi amplamente abordada por mim em 2017. Falei muito sobre tendências na contabilidade, como presença digital na contabilidade, segmentação, franquias, serviços consultivos e a ampla adoção de tecnologia.
A transformação digital é um caminho sem volta. Aliás, você até pode não querer aderir a inovação na contabilidade, mas corre o risco de ter consequências trágicas, como os exemplos da Kodak e Blockbuster que citei em outro artigo.
A tecnologia irá moldar a forma e a função das empresas, com inteligência artificial, sistemas integrados, e até moedas virtuais, como o blockchain . E mesmo que você tenha receio de grandes mudanças, é preciso se preparar e fazer. Sob pena de perder o timing e o espaço no mercado.
As opções de tecnologia são muitas e a velocidade com que novas aparecem também é alta. Então, por onde começar a automatização do escritório contábil?
Uma pesquisa realizada via Linkedin por Richard Sergeant, com contadores e fornecedores de tecnologia, chegou nas seguintes respostas.
Onboarding: receba bem seu novo cliente
A máxima “a primeira impressão é a que fica” pode ser aplicada aqui. O user onboarding é o processo de aumentar a percepção de valor de um cliente – neste caso utilizando seus serviços e sistemas, desde seu primeiro contato com o produto. O objetivo principal é ajudá-lo a obter sucesso.
E obviamente, em uma época em que se quer mais por menos – mais serviço e mais informação, com menor custo e menos tempo, automatizar esta interface com seu cliente é essencial.
Disponibilizar ao cliente uma solução tecnológica amigável, com orientações fáceis, com acesso rápido, onde ele possa realizar suas atividades sem titubear, faz toda a diferença na satisfação. Canais de atendimento efetivos, presença nas redes sociais, um site bem completo, treinamentos em vídeo, guias rápidos, perguntas e respostas, manuais interativos são pontos que já ajudam muito aqui.
Os novos modelos de negócios na contabilidade precisam prever que o valor está na experiência do cliente e não na administração da burocracia operacional do dia a dia.
Esta visão traz benefícios tanto para a empresa – que vende e fideliza mais, quanto para o cliente – que conta com experiências de atendimento e relacionamento mais eficientes e de maior qualidade.
Data Collection: a diferença entre agir de forma reativa e preventiva
Com o crescimento dos sistemas na nuvem e na contabilidade digital, não é estranho que a digitalização dos dados tenha aparecido na lista de prioridades.
Os escritórios contábeis colecionam dados de clientes – papel, extratos bancários, registros, entre outros. Automatizar isso tanto quanto possível, vai aumentar a eficiência do escritório, e disponibilizar os dados de forma que possam ser utilizados para tomada de decisão. Além disso, a automatização dos processos reduz ou elimina o potencial de erro humano, portanto é sim uma prioridades.
Mas, ninguém mais duvida que é muito melhor receber os dados do ERP que o cliente utiliza para controlar suas operações do que obtê-los por meio de papéis, planilhas ou uma infinidade de arquivos digitais. E se o ERP estiver em nuvem melhor ainda! Você consegue acompanhar, do seu escritório contábil, o registro das operações, os parâmetros de configuração do sistema, e agir de forma proativa. Afinal, contador consultor não é reativo, certo?
Com a chegada da inteligência artificial, todos esses dados ganham ainda mais importância, e agregam mais valor para o seu negócio! Os serviços consultivos precisam ter como base informações confiáveis e disponíveis!
Workflow: controle de processos para previnir falhas
Este é um termo já bastante conhecido no mercado. A sistematização do processo de negócio, com uma seqüência de passos, garante o cumprimento de regras definidas e permite a transição das atividades de uma pessoa para outra com mais efetividade.
Este fluxo de trabalho automatizado, dá velocidade e permite que os dados sejam fluídos de uma atividade para a outra, evitando entre outras coisas, o retrabalho.
No workflow, as atividades são encadeadas, é possível saber quem deve fazer o que e quando. O que facilita inclusive as cobranças relativas ao atendimento de prazos, por exemplo. A automatização do fluxo de trabalho também ajuda a garantir que nenhuma atividade seja esquecida.
Transformação digital na contabilidade
Coletar dados, automatizar os processos e oferecer uma experiência excelente ao seu cliente: esses são passos essenciais para a contabilidade digital, que é diferente da contabilidade online.
[box]Veja que não basta usar um sistema de “contabilidade online” seguindo o modelo de negócios “faça você mesmo”. Deixar que o cliente faça todo o trabalho operacional até funciona bem. Mas lembre-se: o auto-atendimento sempre leva a competição para o preço. Se seu objetivo estratégico é ter um ticket médio cada vez menor (com um volume de clientes cada vez maior), o modelo de contabilidade on-line é interessante. Mas se você busca contas de alto valor, prepare-se para atender o cliente por meio de vários canais.[/box]
Adoção de tecnologias disruptivas pelas empresas contábeis
O estudo Welcome to the Fast Future, divulgado pela CPA.com trouxe dados muito interessantes do que tange a adoção de tecnologias disruptivas pelas empresas contábeis. Segundo os dados apresentados, apenas 10% das empresas contábeis se vêm como inovadoras.
No entanto, 20% das empresas entrevistadas acreditam que inovações como dinheiro digital, inteligência artificial, internet das coisas e distribuição digital vão ditar as mudanças até 2025.
E 90% concordam que o digital é um futuro próximo. Estes dados confirmam que os escritórios de contabilidade precisam se movimentar mais rapidamente quanto o assunto é inovação.
Eu tenho trazido aqui no blog muitas histórias de escritórios contábeis que já estão se movimentando para acompanhar estas tendências na contabilidade. Selecionei aqui dois deles, para te inspirar:
- O nascimento de um escritório contábil na era digital
- Aeros Contabilidade: prepara os clientes para a contabilidade digital
Não à toa que Jack Welch já dizia que se deve ter foco constante na inovação. Na inovação da sua empresa e dos seus maiores concorrentes, que podem estar inovando e criando vantagem sobre seus produtos e serviços.
Sua empresa tem de ser mais sábia, mais rápida e com mais tecnologia para suportar e superar as mudanças. Outra lição importante trazida por Welch é que se deve ver as mudanças como uma oportunidade, estar aberto para transformações é uma vantagem. Mesmo que isso signifique colocar parte da empresa no meio de uma confusão por um período de tempo.
E ai, quer ajuda para movimentar seu escritório contábil rumo a transformação digital? Comece pelo Workshop Contador 2.0. Você vai ver que é possível inovar na sua empresa, com as ferramentas e a orientação certa!