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Na atualidade, a tecnologia superou em muito o trabalho diário das pessoas, tendo como suportes principais os computadores e smartphones. Nesse sentido, os contadores que desejam desempenhar uma boa atuação funcional no mercado devem compreender as tendências da tecnologia contábil que estão mudando o setor.
São vários os recursos que são utilizados para fomentar a inovação: softwares, aplicativos, redes sociais, assinaturas digitais, e-books, serviços e mentorias.
Entender e usar essas ferramentas pode não só promover relacionamentos, encontrar clientes e até que sejam divulgados, mas também ajudar a planejar e executar os negócios da empresa.
E essas tecnologias são imprescindíveis para os gestores desenvolverem melhor os serviços dos escritórios contábeis. Quer entender melhor como usar tudo isso? Confira agora mesmo alguns recursos essenciais!
Softwares de gestão contábil
Uma das maiores vantagens de usar a tecnologia nos escritórios contábeis é a capacidade de otimizar certos processos e usar ferramentas técnicas para facilitar a execução de tarefas.
Dessa forma, com a popularidade dos computadores e da Internet, muitas empresas estão começando a usar toda essa inteligência para apoiar seus negócios.
Com isso, surgiram diversos programas de computador, também chamados de “softwares”, que passaram a auxiliar no planejamento e na execução das atividades profissionais.
Obviamente, a contabilidade com múltiplos procedimentos complexos e burocráticos precisa automatizar essas questões, e diversos softwares de gestão são fornecidos para controlar as atividades inerentes a esse campo, como organização da folha de pagamento, balanços dinâmicos, geração de relatórios e emissão de notas fiscais
Marketing Digital
Para divulgar seus serviços e conseguir atrair clientes, muitas empresas apostam no marketing de mídia digital e a construção de páginas em redes sociais, sites ou blogs.
Uma vez que a Internet se tornou a principal ferramenta para as pessoas buscarem empresas, serviços ou produtos, ela deve estar visível para os clientes potenciais de seus serviços de contabilidade.
É importante primeiro marcar a presença do escritório de contabilidade na Internet por meio do site ou blog da empresa. Este último deve informá-lo dos serviços prestados, dados de contato e localização da empresa.
Outra estratégia é criar conteúdo relevante para educar o público e orientá-lo no processo de compra. Isso significa fornecer textos interessantes que ajudam a resolver dúvidas comuns e mostram que os contadores são profissionais com conhecimentos sólidos em que os clientes podem confiar.
Atendimento on-line
Além de facilitar a execução ou divulgação do trabalho dos contadores ou empresas, a Internet e a tecnologia também trouxeram soluções para simplificar o atendimento às pessoas.
No passado, o cliente do contador só podia se comunicar com ele por telefone ou fax. Você deve ir ao escritório sempre que precisar fornecer documentos, providenciar detalhes do serviço ou se encontrar com um contador por qualquer motivo.
Atualmente, com a ajuda de ferramentas de contato como e-mail, histórico de chat no site da empresa, formulários online e até ferramentas de mensagens instantâneas como o WhatsApp, o deslocamento pode ser evitado e otimizado em tempo.
Por isso, é importante abrir diversos canais de atendimento para que seu cliente possa enviar mensagens, encaminhar documentos, tirar dúvidas e solicitar orçamentos com rapidez e segurança.
O mais importante nessa estratégia é que a comunicação seja eficaz: os clientes precisam receber uma resposta, de preferência uma resposta rápida e que possa atender às suas necessidades.
Em escritórios menores – ou para profissionais autônomos – os próprios contadores podem ser responsáveis por monitorar os canais de comunicação. Por sua vez, as empresas de contabilidade maiores podem treinar equipes de serviço interno ou terceirizar essa função.
Aplicativos
Com o desenvolvimento da tecnologia, os smartphones surgiram, e esses telefones logo se tornaram aliados dos profissionais em seu trabalho. Aliás, eles têm quase todos os tipos de aplicativos de diversos nichos e com objetivos específicos.
Mesmo pessoas que são leigas em certos assuntos podem correr riscos em certos procedimentos. Nesse caso, é uma boa ideia que os contadores conheçam os aplicativos desenvolvidos para solucionar problemas contábeis, pois seus clientes certamente terão curiosidade em utilizá-los e nem sempre saberão como utilizar corretamente.
Portanto, é uma oportunidade de aconselhar essas pessoas e mostrar que embora a tecnologia possa simplificar o processo, é importante não abrir mão do conhecimento dos contadores. Além disso, o aplicativo pode ser de grande ajuda para os profissionais da contabilidade, pois contém funcionalidades que ajudam no cálculo, organização e emissão de notas fiscais.
Sistema de CRM
O Customer Relationship Management (CRM) nada mais é do que gerenciar o relacionamento com os consumidores por meio de um software de CRM, e essa necessidade é comum a qualquer segmento de mercado.
Existem poucas empresas que não precisam fazer isso de maneira sistemática, consistente e confiante, não apenas para vender, mas também para satisfazer os clientes. Este não é o caso dos escritórios de contabilidade. Estabelecer relacionamentos saudáveis e duradouros com os clientes é a chave do sucesso.
Entretanto, não só os torna fiéis, mas também os propagadores da sua marca, indicando assim novos clientes para a empresa. É por isso que o contador deve esquecer planilhas, calendários ou blocos de notas para anotar seus compromissos, contatos, recados ou qualquer tarefa que precise ser concluída.
Em primeiro lugar, é fácil se perder em tantas anotações, papéis e até mesmo planilhas. Em segundo lugar, quanto tempo você vai gastar procurando contatos que foram anotados de maneira desatenta? Você pode até deixar suas planilhas organizadas, mas ter um atendimento ágil e automatizado é essencial para os procedimentos fluir com eficiência.
Mas como lidar com dados maciços e necessidades em tempo real dos clientes? Com o CRM para contabilidade, as pessoas que entrarem em contato com você serão automaticamente cadastradas como clientes e as oportunidades serão abertas no seu canal de negócios. Sabe o que isso significa para o seu escritório? Organização e maior produtividade!
Portanto, vale destacar que muitas das ferramentas técnicas mencionadas neste artigo geralmente fornecem treinamento e materiais informativos para que os contadores e suas equipes possam aprender a usá-los e compreender suas funções, de modo que possam fazer uso completo de todos os benefícios que a tecnologia oferece.