A tecnologia na contabilidade te assusta? Saiba como agir!

por Roberto Dias Duarte

Todos os dias a tecnologia surpreende com inovações que já não batem mais a porta, mas entram pela tela do seu notebook, celular e acabam reformulando a rotina.

Desta forma, é notável que a tecnologia na contabilidade avança de forma rápida para dentro dos escritórios também. Hoje, existem diversas ferramentas inovadoras que prometem auxiliar e otimizar a forma de trabalho e toda essa inovação no setor contábil pode causar receio e diversas dúvidas.

Alguns se perguntam se haverá um momento em que o contador será substituído por softwares que podem executar as mesmas tarefas. Muitas podem ser as dúvidas, porque a transformação digital, antes distante da maioria das profissões, hoje, já é peça fundamental em empresas de todos os portes e segmentos.

Aí você pode se perguntar: qual é o futuro para o campo da contabilidade?

O papel da tecnologia no futuro da contabilidade já é uma realidade essencial e indiscutível. Desde a década de 1980 escritórios de contabilidade utilizam sistemas para automatizar suas tarefas em busca de maior produtividade.

O contador não pode se paralisar pelo receio das mudanças, mas sim, agir usando a tecnologia como uma oportunidade de oferecer novas soluções e ter mais tempo para o atendimento ao cliente, ao invés de colocar energia apenas em processos operacionais.

Assim, a novidade agora é que o papel da tecnologia ultrapassa as paredes do escritório, conectando-o aos clientes. Desta vez, além de aumentar a eficiência dos processos, a busca é por um atendimento mais proativo e ágil.

A rotina prática do escritório contábil, como recebimento de notas fiscais, organização e digitação de documentos, ocupa um tempo que pode ser melhor aproveitado para oferecer serviços consultivos, análises e projeções de cenários para os clientes.

Tecnologias como sistemas integrados, atendimento online, informações digitais para análises, são a chance do contador 2.0 se integrar à realidade trazida pela transformação digital, fortalecendo sua proposta de valor, se tornando estratégico.

Então, como fazer isso? Aqui vão algumas dicas:

1. Mude sua atitude

Tudo o que é novo causa um certo desconforto e até uma estranheza. Você se lembra quando iniciou no seu primeiro emprego? Se adaptar foi uma forma de sobreviver e de buscar o seu espaço, e é desta forma também com a tecnologia na contabilidade.

Para se adaptar é preciso pesquisar sobre as diversas inovações no setor contábil, sempre se baseando nos valores e objetivos do seu escritório. A busca pelo conhecimento dessas tecnologias deve ser constante e não se reter apenas na escolha de softwares que otimizam sua rotina, mas também para entender e estar atento às novas tecnologias que o mercado vem disponibilizando diariamente para o setor contábil.

2. Use a tecnologia ao seu favor

O contador 2.0 entende que desbravar o mar da tecnologia pode não ser uma tarefa fácil, mas muito necessária.

É preciso estar com a mente aberta para se aventurar nesse mar de inovação e compreender as soluções que melhor se adequam às necessidades do seu escritório para usar a tecnologia na contabilidade a seu favor. Escolhendo as ferramentas adequadas para a dinâmica do seu negócio, é possível se afastar (com segurança) dos processos rotineiros para se envolver em ações que demandam maior estratégia, como:

• Conhecer todos os detalhes da empresa do seu cliente;
• Utilizar redes sociais para o seu escritório ganhar notoriedade;
• Gerenciar e segmentar seus clientes;
• Atuar de forma consultiva, trazendo ideias e pensamentos que melhorem os processos burocráticos enfrentados pelos seus clientes.

3. Mova suas informações para a nuvem

Antes de você entender os benefícios de adotar a computação em nuvem (ou cloud computing) é importante entender o básico: como funciona?

A “nuvem” nada mais é do que servidores disponibilizados por grandes empresas tecnológicas (como Amazon, Google e Microsoft) que armazenam seus documentos como se você os salvasse diretamente no seu computador, porém sem ocupar e espaço e sem o limitar a um único computador.

Além do armazenamento, o cloud computing disponibiliza outras funções que auxiliam na gestão das pequenas empresas, como o CRM (Customer Relationship Management), gestão financeira, gestão de estoques, faturamento, controle de contratos, e até mesmo sistemas ERP completos (Enterprise Resource Planning) em nuvem.

E quais são os benefícios?

• Segurança: a segurança na nuvem é primordial e as empresas que fornecem esse serviço sabem da importância de manter em total sigilo os documentos dos seus clientes. Você pode ficar despreocupado com vírus ou vazamento de dados confidenciais.
• Mobilidade: imagine chegar na empresa do seu cliente para uma reunião e esquecer o pen drive da apresentação? O contador 2.0 sabe que com seus documentos na nuvem, ele pode se conectar de qualquer dispositivo, sem precisar salvar suas informações no notebook, pen drive, e-mails, etc.
• Compartilhamento fácil: a tecnologia na contabilidade vem para deixar os processos mais práticos e uma forma disto acontecer é utilizando a nuvem para compartilhar, editar, salvar documentos com seus colaboradores sem precisar enviar dezenas de e-mails ou salvar diversas vezes determinados arquivos, gerando muitas versões do mesmo documento.
• Não demanda instalação: as soluções em nuvem (como software de gestão, por exemplo), não demandam uma equipe especializada para realizar a implantação nos computadores do escritório. Por meio de uma assinatura mensal, seu acesso é rapidamente liberado para usar a ferramenta em qualquer dispositivo.

4. Automatize as atividade operacionais

A inovação na contabilidade veio para reinventar o setor contábil. Antes conhecido como responsável apenas pela parte burocrática, ou seja, informar e recolher os impostos, hoje os profissionais da área já começam a desbravar o mundo da consultoria e precisam otimizar a rotina para ganhar espaço nessa nova frente de atuação.

O contador 2.0 utiliza a tecnologia para otimizar tarefas que um software pode desempenhar com louvor, e presta consultoria especializada, entregando um atendimento de valor, diferenciado, que passa a fidelizar cada vez mais seus clientes.

Não ter medo da tecnologia na contabilidade e usá-la a seu favor, garantindo mais tempo para entregar excelência aos seus clientes é o grande trunfo do futuro no setor contábil.

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