CAAS (Client Accounting and Advisory Services)
Fora do Brasil CAS (Cliente Accouting Services) é um conceito bem fácil de entender. CAS é quando o escritório de contabilidade terceiriza os processos de escrituração contábil, fiscal, processamento de salários e até mesmo financeiro. Na prática, é o BPO (Business Process Outsoursing) dos processos tributários, trabalhistas e financeiros.
A transição dos serviços de contabilidade de CAS para CAAS (Client Accounting and Advisory Services) demanda um grande esforço de todo o pessoal e, em particular, liderança firme.
Todos devem estar sintonizados com a idéia para realizar esta transformação. Isso requer gerenciamento de mudanças não apenas para o pessoal da empresa e tecnologia
mas também a transformação do funcionamento dos serviços contábeos. Abaixo, destacamos oito etapas que as empresas de contabilidade devem considerar ajudá-las a fazer uma transição bem-sucedida para uma mentalidade de consultoria.
1 – Entenda o que é CAAS
Para começar, todos os proprietários de empresas de contabilidade devem compreender os fatores que levam a profissão a um nível de aconselhamento estratégico e as consequências de não evoluir.
Na última década, a Internet e a informação a tecnologia evoluiu para automatizar um número significativo de componentes manuais tradicionais serviços de conformidade. Escritórios de contabilidade inovadores e prestadores de serviços fora da profissão contábil tiraram proveito dessas ferramentas para competir efetivamente com os serviços de conformidade de empresas tradicionais com a intenção de conseguir uma posição relevante nesses clientes e vender serviços de consultoria.
Usar as ferramentas de tecnologia da informação “prontamente disponíveis” de hoje permite que as informações contábeis sejam capturados e processados quase em tempo real, fornecendo uma plataforma proativa de informações de negócios.
Esta plataforma de informações de negócios permite uma tomada de decisão mais abrangente e rápida e é a base para transformar a contabilidade tradicional (CAS) em contabilidade consultiva (CAAS).
Empresas que não aproveitam essas ferramentas estarão em desvantagem competitiva, pois seu trabalho de conformidade tradicional é “uberizado” ou são comoditizados a uma taxa com a qual não podem competir.
Eventualmente serão pressionados por outras empresas que têm custos mais baixos e que também agregam valor ao negócio com soluções de consultoria de crescimento como parte de sua oferta de serviços.
Há muito se sabe que quanto mais serviços você fornece a um cliente existente, mais fidelizado ele se torna.
A evolução CAAS facilita a oferta de novos serviços consultivos à medida que as empresas primeiro integram e automatizam a coleta de informações contábeis com tecnologia, e em seguida, ampliam o relacionamento com consultoria e orientação estratégica de negócios.
Para conseguir empresários contábeis que liderem essa transição sugerimos que eles discutam as seguintes diferenças que os serviços de consultoria fornecem e como sua mentalidade precisa mudar para expandir seu foco consultivo em cada área.
Pensando em termos de como uma contabilidade fará a transição para um serviço de consultoria ajuda a “produzir” os serviços que a empresa oferece.
Serviços de contabilidade (CAS) X Serviços consultivos (CAAS)
| Serviços de contabilidade (CAS) | Serviços consultivos (CAAS) |
| Periódico | Não periódico |
| Processual | Holístico |
| Entrega de relatórios | Solução de problemas |
| Commmodity | Diferenciação |
| Focado no passado | Focado no futuro |
| Historiador | Business coach |
| Precificação por hora | Precificação por valor |
| Reativo | Proativo |
| Obrigatório | Desejado |
2 – Alinhamento com a direção estratégica da empresa
Uma vez que superada a discussão sobre a transição estratégica para mais serviços de consultoria, a empresa precisa garantir que todos os sócios estejam realmente a comprometidos.
Como acontece com qualquer iniciativa estratégica, o progresso pode ser significativamente prejudicado por indivíduos que acenam com a cabeça em concordância em público, mas não adotam processos e/ou silenciosamente boicotam a mudança.
As razões para não aceitação ou apoio variam e devem ser discutidas abertamente dentro do grupo de sócios para obter ocompromisso total.
A resistência dos sócios pode ter relação com:
► Remuneração: as estruturas de remuneração existentes geralmente recompensam a eficiência de curto prazo. Não realizar o trabalho de conformidade que os parceiros poderiam executar (quarteirando ou automatizando processos) pode resultar em menor remuneração para um dos sócios, criando uma resistência silenciosa. As empresas devem garantir que o modelo de remuneração dos sócios acompanhe a direção estratégica da empresa.
► Aposentadoria: Alguns proprietários estão próximos da aposentadoria que entendem que se a empresa aumentar seus investimentos estratégicos imediatamente para um crescimento de longo prazo, eles podem perder remuneração no curto prazo.
► Aprendizagem constante: a maioria das pessoas concordaria que o treinamento tradicional em contabilidade não é mais suficiente. Para ser eficaz no futuro, as empresas precisarão criar um ambiente de treinamento onde todos na empresa podem aprender, desaprender e aprimorar de acordo com as necessidades da empresa e de seus clientes e no ritmo / preferência individual de cada profissional. Isso significa alocar recursos para aprendizagem, tecnologia e tempo não “produtivo” (ou não faturável) para facilitar a transição de habilidades técnicas e consultivas.
► Gerenciamento das mudanças: a realidade é que a velocidade de mudança com a qual os empreendedores contábeis precisam lidar nunca foi tão rápida quanto como agora. Mudança em praticamente todos os aspectos de nossos negócios e vidas pessoais estão se acelerando, e alguns indivíduos não têm mais energia ou vontade para lidar com essa mudança. A empresa precisa ter uma discussão honesta com indivíduos cujas habilidades não atendem mais os requisitos de serviços de negócios para onde a empresa está se dirigindo.
► Oportunidade: A realidade hoje é que algumas empresas são controladas por sócios que não trabalham mais na empresa (como fundadores aposentados) e têm o controle acionário se contentam com o status quo. Simplesmente não querem mudar.
Por outro lado, neste cenário, muita gente vê as mudanças acontecendo na profissão e percebe a oportunidade ideal para a iniciar seu próprio escritório com tecnologia CAAS otimizada que é econômica, eficiente e fora da caixa. Quando sócios e gerentes inovadores deixam a empresa para criar seu próprio escritório ocorre um impacto relevante para a empresa original.
3 – Análise de oportunidade
As empresas podem acelerar o sucesso de transição para contabilidade consultiva com uma estratégia de adoção tecnológica consistente.
É fundamental estabelecer um padrão para soluções de tecnologia para integrar informações de negócios. Muitas empresas já tem experiência com a integração de aplicativos bancários, de folha de pagamento e contas a pagar aos sistemas de contabilidade de seus clientes.
As empresas devem começar fazendo uma lista desses aplicativos e histórias de sucesso e, em seguida, identificar outros clientes que se beneficiariam com esta mesma integração e oferecendo de forma proativa para ajudar esses clientes a automatizar esses processos.
Ao analisar oportunidades, é também é importante identificar segmentos / nichos de mercado onde a empresa vê oportunidades de expansão em potencial e a capacidade de transferir essas habilidades de consultoria para outra equipe da empresa.
Nem é preciso dizer que ser visto como um especialista em um nicho específico permite uma maior percepção de valor para serviços de consultoria, bem como eficiência na prestação desses serviços.
4 – Desenvolvendo sua equipe CAAS
Com a tecnologia da informação eliminando a maioria das fronteiras geográficas, as empresas generalistas encontrarão cada vez mais dificuldade para competir com especialistas de nicho que se diferenciaram com mais expertise e eficiência de processo.
As empresas de contabilidade descobrirão que existem diferentes habilidades necessárias para otimizar a prestação de serviços de consultoria, incluindo não apenas habilidades técnicas e de consultoria, mas também as relacionadas com gestão de projetos, gestão empresarial e marketing, o que requer uma abordagem de multidisciplinar.
► Habilidades técnicas: selicionar tecnologias abrangentes que possam ser aproveitadas para vários clientes e saber como customizar a integração de entre sistemas para funcionar de maneira padronizada. As habilidades necessárias irão então evoluir para o uso de ferramentas para importação de dados, machine learning, criação de paineis (dashboard), automação de processos robotizados (RPA), aplicativos de inteligência artificial, realidade aumentada, dentro outros.
► Habilidades de consultoria: aconselhar clientes pode ser otimizado e repetido por membros da equipe, utilizando uma abordagem de consultoria estruturada que ensina habilidades de facilitação e investigação / escuta. Há várias organizações que fornecem treinamento de habilidades de consultoria especificamente para o profissão de contabilidade.
► Gestão de projetos : projetos de consultoria geralmente não são tão padronizados quanto os de conformidade, mas é igualmente importante cumprir prazos, programar pessoal e entregar resultados. Ter pessoal administrativo / gerencial que monitore o progresso e seja proficiente no uso de fluxo de trabalho e ferramentas de gerenciamento de projeto é fundamental para a equipe, pois eles podem coordenar esforços e resultados.
► Marketing: habilidades de marketing e vendas são críticas para o sucesso das práticas CAAS. A especialização que vemos dentro da profissão está tornando as empresas hipercompetitivas. As habilidades de marketing e vendas precisam ser ensinadas a todos os membros da empresa, mas em particular aos líderes do segmento para posicionar como a “autoridade” dentro do segmento escolhido.
5 – transformação da tecnologia CAAS
Os caminhos das empresas de contabilidade que construíram com sucesso uso de tecnologia que suportam seus serviços de consultoria são notavelmente semelhantes e apontam para uma evolução natural nas ferramentas de tecnologia.
Dependendo do tamanho da empresa e maturidade empresarial, os escritórios de contabilidade passam por diferentes etapas de utilização da tecnologia.
Felizmente, há lógica nas evoluções pelas quais as empresas passam para aumentar suas habilidades de consultoria entre cada nível, portanto, se você puder identificar
seu status atual, você pode ver quais ferramentas e habilidades são necessárias para chegar ao próximo nível.
Abaixo descrevemos a gama de tecnologia de consultoria contábil que as empresas utilizam para facilitar suas habilidades de consultoria.
► Planilha + análise: a muitas empresas de contabilidade já fornece aconselhamento analítico aos clientes por meio de informações coletadas de planilhas. Provavelmente você alguma vez já criou uma planilha para organizar e resumir as informações do cliente que identificou ou resolveu um problema de negócios e compartilhou suas recomendações com o cliente e cobrou isso como um serviço de consultoria ou mesmo tem este serviço incluído em seu pacote mensal de serviços.
Contudo, na maioria das vezes, essa análise foi fornecida após muito trabalho, sem contar o fato de a percepção de valor pelo cliente não é muito grande, mesmo com a interpretação contábil.
Capturar informações do cliente mais rápidamente poderia fornecer a oportunidade de analisá-las mais cedo, fornecendo mais valor consultivo para a tomada de decisões.
Esse é o ponto onde o uso de integração de aplicativos e ferramentas de transferência de dados fornece o próximo nível de automação que as empresas contábeis podem adotar para aprimorar suas habilidades de consultoria.
► Integrações / transferência de dados: Simplificar a entrada de dados do cliente de outros aplicativos facilita mais rápido processamento, análise e relatórios, que por sua vez fornecem informações oportunas aos clientes para terem decisões de negócios.
APIs são uma primeira etapa lógica na integração de vários fontes de dados perfeitamente com o programa de contabilidade.
“A sigla API deriva da expressão inglesa Application Programming Interface que, traduzida para o português, pode ser compreendida como uma interface de programação de aplicação. … Por meio de APIs, desenvolvedores podem criar novos softwares e aplicativos capazes de se comunicar com outras plataformas.”
Fonte: https://www.techtudo.com.br/listas/2020/06/o-que-e-api-e-para-que-serve-cinco-perguntas-e-respostas.ghtml
O benefício imediato da integração é que os dados são transferidos completamente sem redigitação. Erros de digitação manuais podem gerar erros de interpretação e mais tempo para conciliação.
Aplicativos com APIs abertas, permitem que os dados dos processos empresariais possam para ir diretamente para o aplicativo de contabilidade quando processado.
Muitas empresas utilizam esses aplicativos primeiro internamente, o que os ajuda a desenvolver conhecimentos que podem fornecer para clientes que também se beneficiariam.
Para realizar uma integração por meio de APIs, é preciso contar com uma equipe de desenvolvimento de sistemas.
Porém alguns fornecedores de soluções empresariais (por exemplo o ERP Omie) já fornecem ferramentas de integração com os sistemas de contabilidade de forma mais simples e eficiente.
Para aplicativos de negócios que não possuam uma API de contabilidade construída, existem ferramentas de transferência de dados que podem mapear esses dados e importar as informações para produtos de contabilidade em qualquer programação que o contador escolhe.
As empresas aumentam suas habilidades de consultoria neste nível de automação, implementando essas ferramentas nos sites dos clientes e repetindo o processo com clientes, eles desenvolvem experiência adicional para otimizar a captura, processamento e relatórios de dados.
► Visualização de dados: uma vez que os dados são integrados e podem ser usados em relatórios de alto valor para gestão, a próxima fase da tecnologia de consultoria é o uso de ferramentas de visualização de dados para ajudar os empreendedores a melhorar decisões.
Na prática, o que os clientes querem é entender o comportamento da empresa e realizar simulações. E não ter que descobrir o que todas as linhas e colunas de números em uma média de planilha.
Nesse sentido, a próxima fase dos serviços de consultoria é perguntar aos clientes quais informações são importantes para eles e, sobretudo, educá-los em relação às métricas de negócios importantes para o mercado em que atuam.
Assim ele poderão monitorar os indicadores para ajudar suas empresas a funcionar de forma mais eficaz e com crescimento.
Monitorando estes indicadores em tempo real (ou perto disso) os empreendedores podem identificar oportunidades e evitar problemas.
À medida que evoluem torna-se mais relevante utilizar ferramentas como o Tableau e Microsoft Power BI (Business Intelligence) podem extrair dados de várias fontes e apresentá-lo em formato de painel para que seja mais fácil de monitorar.
Um dos fatores chave de sucesso para a consultoria é o contador perguntar a o cliente o que é importante para ele tomar decisões de negócios e entregar um
painel atualizado regularmente que mostra o status dessas informações.
► Aprendizado de máquina / RPA: o próximo nível de tecnologia que as empresas adotam em sua prática de consultoria é geralmente a utilização de aprendizado de máquina ou automação de processos robóticos (RPA).
“RPA, ou Robotic Process Automation, é uma aplicação tecnológica de automação de processos que utiliza softwares ‘robôs’. Sua finalidade é substituir tarefas muito repetitivas, de baixa importância ou operacionais de uma empresa. O RPA ‘imita’ a atuação de um ser humano executando atividades em um computador.”
Fonte: heflo.com/pt-br/automacao-processos/rpa-robotic-process-automation/
Há situações em que as informações de negócios que um cliente devem ser processadas de uma maneira específica, dependendo do contexto que pode ser única, mas se torna repetitiva.
Os dados podem vir de fontes diferentes mas, uma vez identificado, o processo pode ser capturado e automatizado com ferramentas RPA.
As soluções de RPA têm sido utilizados por mais de uma década para emular os pressionamentos de tecla e o caminho do mouse que um contador pode utilizar para extrair dados de um recurso (site, planilha, aplicativo, etc.) processá-lo e colocar a informação resultante em outro.
Embora as ferramentas de aprendizado de máquina / RPA exijam um nível mais alto de treinamento para dominar do que API, transferência de dados ou ferramentas de visualização de dados, elas podem agilizar processos de manipulação de dados de alto valor.
► Inteligência artificial (IA): IA é frequentemente apresentada como a próxima fase da automação de negócios. Embora a maioria das iniciativas de IA esteja além do alcance e do orçamento das empresas de contabilidade tradicionais, existem plataformas em evolução que permitem às empresas utilizar ou “alugar” certas ferramentas e capacidades que só se tornarão mais competitivas em termos de custos no futuro.
Também há fornecedores de soluções empresariais incorporando estas tecnologias em seus sistemas. Notadamente, o ERP da empresa Omie já incorporou mecanismos automaticos de classificação fiscal utilizando ferramentas de inteligência artificial.
6 – Nichos de mercado: Tornando-se uma autoridade
Um dos métodos mais eficazes de construção de uma prática de consultoria é ser visto como um “especialista” dentro de um segmento específico.
Esse é o conceito de “autoridade”. Na prática isso significa que se você for reconhecido como um dos três maiores especialistas em uma área, você sempre terá a oportunidade de conquistar cada vez mais clientes dentro desse segmento.
Isso pode ser feito adquirindo e compartilhando conselhos de especialistas nesse segmento por meio da escrita, pesquisa e fala.
Quando os clientes fazem uma pergunta específica para um nicho, o consultor pode resumir essas informações sobre este nicho na forma de um e-mail, postagem de blog ou artigos.
Ter conteúdo publicado em mídias focadas no nicho é fácil de fazer quando informações úteis que são compartilhada sem promover / vender abertamente a empresa.
Outros links para esses artigos por meio de seu o site ajuda a promover a empresa nas pesquisas do navegador.
Realizar pesquisas é outro método de fortalecimento de autoridade, divulgando e analisando métricas importantes para nicho de mercado por meio de aritgos, podcasts, webinars e palestras.
7 – Marketing interno / externo
Embora muitas empresas tenham contratado pessoal de marketing e consultores para promover seus escritórios, o aprendizado e os esforços nem sempre chegam a todo o pessoal da empresa.
Transformar os serviços de contabilidade para fornecer mais serviços de consultoria requer marketing focado tanto externamente para clientes e clientes potenciais como como internamente para outros membros da equipe e líderes do escritório.
As empresas devem reavaliar seus esforços de marketing concentrarem na promoção de aspectos de consultoria e, em particular, histórias de sucesso de clientes e famosas experiência pessoal.
8 – Medindo o sucesso da consultoria
Todos nós sabemos: “o que é medido é feito”.
Como mencionado acima, muitas empresas enterram a evolução para serviços de consultoria por compromissos culturais com métodos tradicionais de trabalho e foco exclusivo em processamento de obrigações tributárias e trabalhistas.
Para crescer, as empresas de serviços de consultoria devem medir especificamente que
compromissos estão sendo feitos e documentar os principais indicadores de desempenho (KPIs) que dão suporte à prática.
Criação de processos de trabalho separados que rastrearão a produção de serviços de consultoria, incluindo a realização e a lucratividade permitirá que a empresa acompanhe o crescimento.
As empresas também precisarão discutir as abordagens de faturamento consultivo. Embora a maioria das empresas comece com o faturamento por hora, eles descobrem que, uma vez que tenham feito engajamentos suficientes, podem fazer a transição para um modelo por percebido.
Revendo sites como Pilot, Bench, Botkeeper, KPMG Spark e outros você poderá ter uma visão realista do que os outros estão cobrando, bem como como eles estão segmentando
Há também consultores para ajudar sua empresa de contabilidade nessa jornada consultiva.
Enfim, seguir essas oito etapas ajudará sua empresa a transformar os serviços para criar um DNA mais consultivo.
Traduzido e adaptado por Roberto Dias Duarte do original: “8 steps to CAAS practice transformation”, publicado por Roman H. Kepczyk, CPA.CITP, PAFM, que é Diretor de Estratégia de Tecnologia da Right Networks.