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Autenticação do Livro Contábil Digital: SPED Contábil

06/17/09 12:47 PM

Como é a primeira vez que as empresas estão transmitindo os arquivos da , é normal que dúvidas e problemas ocorram.

Primeiramente é preciso esclarecer que apenas algumas Juntas Comerciais estão autenticando livros digitais. Pelo menos até o momento.

Vamos recapitular cada etapa do processo:

1) Geração do arquivo. O sistema da empresa, após parametrizado, gera o arquivo da ECD no formato adequado.

2) No Programa Validador do Contábil – , o arquivo deve ser validado. Podem ocorrer erros, que devem ser corrigidos. Em geral, o apresenta algumas advertências para que o observe se há problema ou não. A advertência não impede o envio do arquivo. A mais comum é a que se refere ao registro I051, do . Esse registro é opcional, mas o PVA exibe um alerta quando não há nenhum registro I051 para que o tenha certeza que sua intenção é enviar o arquivo sem o Referencial.

Pode-se obter o PVA em: http://www.receita.fazenda.gov.br/Sped/Download/Default.htm

3) A assinatura da ECD deve ser realizada no próprio PVA utilizando o do responsável pelo escrituração e os certificados dos representantes da empresa perante a Junta Comercial. Detalhe, o PVA só aceita certificado tipo A3 (token ou cartão), por determinação da N 107, do DNRC.

Quem deve assinar a escrituração?

São, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista. Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou , com mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último. ASSIM, O Programa Validador e Assinador – PVA SÓ PERMITE A ASSINATURA DO(S) CONTABILISTA(S) APÓS A(S) DO(S) REPRESENTANTE(S) DA EMPRESA.”

fonte: http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm

4) Após as assinaturas eletrônicas, deve-se preencher o requirimento para autenticação na Junta Comercial, no próprio PVA. Esse requerimento deve seguir as orientações das Juntas de cada estado, bem como as normas do DNRC.

A JUCESP, por exemplo, tem um procedimento específico. O contribuinte deverá pagar a GARE no Banco relativa aos serviços da JUCESP. Antes da transmissão do arquivo validado da ECD para a através do programa validador (PVA), ele deverá gerar o Requerimento para Junta Comercial, também no PVA, informando no campo “identificação do documento de ” os 8 últimos dígitos do código de autenticação bancária da GARE acrescidos da data do pagamento.

A dúvida mais frequente nesse ponto diz respeito à numeração dos livros.

“Como fazer a numeração dos livros contábeis digitais?

A numeração dos livros é seqüencial, por tipo de livro, independente de sua forma (em papel, fichas, microfichas ou digital).

Os livros Diário (G e R) devem ter a mesma sequência numérica.

Os Diários Auxiliares devem ter numeração própria, sequencial, por espécie. Assim, se foram utilizados ‘Diário Auxiliar de Fornecedores’ e ‘Diário Auxiliar de Clientes’, cada um terá uma sequência distinta.
O mesmo se aplica ao Razão Auxiliar.

Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento de Registro do Comércio. http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf.”

fonte: http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm

5) Transmissão da ECD. Uma vez assinada, a ECD pode ser transmitida à do utilizando o PVA.

Quando a transmissão for concluída com sucesso, o Recibo de Transmissão poderá ser consultado e impresso, também através do PVA.

Disponibilizei o Recibo de Transmissão da Ideas@Work de 2008 em: www.robertodiasduarte.com.br/files/recibortrasmissao.pdf

6) Um tempo depois, a Junta Comercial irá receber do SPED os resumos dos livros para autenticação eletrônica.

7) Cada junta tem uma forma de pagamento de seus serviços. A JUCEMG tem em seu portal, por exemplo, um serviço de auto-atendimento.

8) Após o pagamento do documento de arrecadação (GARE, DAE, GAE, etc), o Termo de Autenticação poderá ser visualizado ou impresso pelo PVA.

Disponibilizei o Termo de Autenticação da Ideas@Work de 2008 em: http://www.robertodiasduarte.com.br/files/termodeautenticacao.pdf

Detalhes:

a) Nem todas Juntas Comerciais estão autenticando a ECD.

b) A obrigação legal para com a RFB, nos termos da IN787, é concluída ao transmitir com sucesso a ECD. Ou seja, apenas o Recibo de Transmissão é suficiente para comprovar o cumprimento da obrigação.

c) A autenticação do livro contábil de forma eletrônica é um benefício do SPED. Ou seja, é opcional. Entretanto, a autenticação de livros contábeis é obrigatória, seja em papel, digital, ou microficha, conforme Instrução Normativa N 107, do DNRC. Enfim, é possível entregar o SPED e autenticar livros em papel, desde que as normas do DNRC sejam respeitadas.

Recomendo a leitura ainda de:

Livros contábeis em papel ou eletrônicos?

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